A gestão de uma empresa envolve inúmeras tarefas diárias, desde o controle financeiro até o acompanhamento do estoque e a emissão de documentos fiscais. Sem um sistema de ERP eficiente, essas operações podem se tornar um verdadeiro caos, levando a erros, retrabalho e perda de tempo. 

O ERP (Enterprise Resource Planning) é uma solução que centraliza e automatiza a gestão empresarial, garantindo mais eficiência e precisão na tomada de decisões. Mas será que toda empresa precisa de um ERP? Como ele funciona na prática? E quais critérios devem ser considerados antes de escolher um sistema para o seu negócio? 

Neste artigo, vamos esclarecer todas essas dúvidas e mostrar por que o ERP é um verdadeiro aliado para quem busca crescimento e organização. Boa leitura!

O que é um ERP e para que serve?

Um sistema de gestão ERP é um software de gerenciamento empresarial que integra diferentes processos e setores dentro de uma organização. Ele centraliza informações em um único sistema, automatizando tarefas e otimizando a administração do negócio. Dessa forma, é possível aumentar a produtividade, reduzir erros e melhorar a tomada de decisão com base em dados confiáveis.

Ao utilizar um ERP, a empresa consegue ter uma visão mais ampla e estratégica de suas operações. Isso permite um controle mais eficiente de recursos, aprimoramento dos processos internos e uma gestão mais integrada. Além disso, a automação de tarefas reduz custos operacionais e melhora a eficiência geral do negócio.

Como surgiu o ERP?

O conceito de ERP tem suas raízes na década de 1960, quando grandes indústrias começaram a utilizar sistemas computacionais para controlar seus estoques e processos de manufatura. Uma das primeiras empresas a adotar uma solução integrada foi a Black & Decker que implementou um sistema chamado MRP (Material Requirements Planning) no qual visava otimizar o gerenciamento de materiais.

Entre as décadas de 70 e 80 o MRP evoluiu para MRP II (Manufacturing Resource Planning) integrando outras funções essenciais dentro da manufatura, como gestão de recursos humanos, finanças, capacidade de produção e distribuição.

O termo “ERP” surgiu nos anos 1990 para designar plataformas capazes de integrar todas as funções de uma organização em um único sistema. Hoje, essas soluções são indispensáveis para empresas de todos os portes, oferecendo integração, automação e ganhos de eficiência operacional. Com o tempo, o ERP se consolidou como um pilar essencial na transformação digital das empresas, garantindo uma gestão mais moderna, ágil e eficaz.

Qual a importância do ERP para as empresas?

A implementação de um ERP traz diversas vantagens para as empresas. Primeiramente, ele permite um controle mais eficiente dos processos internos, reduzindo desperdícios, otimizando estoques e garantindo maior precisão na execução de tarefas. 

Além disso, um ERP melhora a comunicação entre os setores da empresa, garantindo que todos trabalhem com dados atualizados e integrados. Isso reduz falhas, evita retrabalho e proporciona um fluxo operacional mais organizado, facilitando a tomada de decisões estratégicas. Outro ponto importante é a segurança das informações, já que um ERP confiável conta com criptografia e controle de acesso, protegendo os dados da empresa contra ameaças externas.

ERP e a segurança de dados

A segurança dos dados é uma preocupação crescente para as empresas, e um ERP pode ser um grande aliado nesse sentido. Com ferramentas avançadas de criptografia e controle de acesso, ele ajuda a proteger informações valiosas contra acessos indevidos e ataques cibernéticos. 

Além disso, ao centralizar os dados em um único sistema, o ERP reduz o risco de perda de informações e fortalece a confiabilidade dos processos internos. Ele também permite monitorar tudo o que acontece com os dados, registrando cada interação de forma transparente. 

Isso facilita a identificação de possíveis problemas, garantindo que a empresa esteja sempre em conformidade com normas de segurança e privacidade, como a LGPD. Ao adotar um ERP, as empresas não só ganham proteção, mas também constroem um ambiente mais seguro e confiável para os seus clientes e colaboradores.

Como funciona um ERP?

Um ERP funciona conectando todos os setores da empresa em uma única plataforma digital, garantindo que os dados sejam compartilhados em tempo real. Ele permite a automação de processos, como controle financeiro, gestão de estoque e emissão de relatórios, tornando as operações muito mais eficientes.

Integração entre os setores

O sistema de gestão empresarial ERP unifica as informações de todas as áreas do negócio, garantindo que cada setor tenha acesso aos mesmos dados, melhorando a colaboração e evitando inconsistências nas informações. Quando os departamentos trabalham com dados unificados, as tomadas de decisões são mais rápidas e assertivas, pois todos possuem uma visão clara do desempenho do negócio.

Automação de processos

Com um ERP, tarefas que antes eram feitas manualmente passam a ser automatizadas, reduzindo o tempo gasto e minimizando erros. Isso inclui desde o lançamento de notas fiscais até a geração de relatórios financeiros detalhados. Essa automação contribui para uma rotina operacional mais produtiva, eliminando atividades repetitivas e garantindo mais foco nas estratégias empresariais.

Quais são os principais módulos de um ERP?

Os módulos de um ERP são áreas funcionais que representam diferentes setores da empresa, sendo altamente personalizáveis conforme as necessidades do negócio. Cada módulo foi projetado para fornecer funcionalidades específicas, aumentando a eficiência e o controle em cada departamento. Abaixo, destacamos os principais módulos de um ERP:

Vendas e faturamento

Esse módulo gerencia o processo de vendas, desde o controle dos pedidos até a emissão de notas fiscais. Além disso, realiza a análise de desempenho comercial. Ele oferece uma gestão mais eficaz das transações comerciais, ajudando a reduzir erros e acelerando o fechamento das vendas.

Financeiro

É responsável pela administração das contas a pagar e a receber, controle do fluxo de caixa e planejamento financeiro da empresa. Esse módulo permite um maior controle sobre as finanças, o que facilita a previsão de gastos, a otimização de investimentos e a tomada de decisões estratégicas.

Custos

Esse módulo calcula, controla e monitora os custos da empresa, ajudando a otimizar a rentabilidade ao identificar áreas de desperdício e possibilitando uma melhor margem de lucro ao controlar gastos e melhorar a eficiência operacional.

Suprimentos e compras

Automatiza o processo de compras e gestão de fornecedores. Isso garante que os materiais e produtos necessários estejam sempre disponíveis, evitando tanto a falta de suprimentos quanto o desperdício de recursos.

Comercial

É focado no suporte às estratégias de vendas e no relacionamento com os clientes. Esse módulo é essencial para melhorar a conversão de vendas e promover a fidelização dos clientes, garantindo que o processo comercial seja fluido e eficaz.

Estoque

Monitora e controla os níveis de estoque em tempo real, ajudando a evitar rupturas de produtos e a manter um fluxo constante de insumos. Uma gestão eficiente do estoque contribui para a continuidade da operação e para a redução de custos operacionais.

Documentos

Esse módulo gerencia arquivos e documentos eletrônicos da empresa, facilitando a organização e o armazenamento de informações. A gestão documental melhora a segurança das informações e facilita o acesso a dados importantes quando necessário.

Produção

Controla toda a cadeia produtiva, desde a matéria-prima até o produto final, buscando garantir maior eficiência na produção, reduzir falhas e melhorar a produtividade da equipe a fim de tornar o processo mais ágil e assertivo.

Projetos

Esse módulo auxilia no planejamento, execução e monitoramento de projetos dentro da empresa. Ele organiza as tarefas, recursos e cronogramas, garantindo que os projetos sejam entregues dentro do prazo e orçamento, otimizando o trabalho das equipes envolvidas.

SPED (Sistema Público de Escrituração Digital)

Responsável pela integração e envio de documentos fiscais e contábeis ao fisco de forma eletrônica. O SPED facilita a conformidade tributária e melhora a transparência, além de otimizar o processo de auditoria.

Expedição

Gerencia o processo de expedição de produtos, desde o preparo até o envio ao cliente. Esse módulo assegura que os produtos sejam entregues dentro dos prazos, com o devido controle sobre os processos de embalagem e transporte.

Dashboard

Um módulo visual que fornece relatórios e gráficos detalhados sobre o desempenho de diversos departamentos. Ele facilita a tomada de decisão, oferecendo uma visão clara e rápida dos dados mais importantes para a empresa.

Controladoria

Esse módulo auxilia na supervisão das finanças da empresa, incluindo a análise de resultados e o acompanhamento de indicadores-chave de desempenho (KPIs). Ele ajuda a manter o controle sobre os processos financeiros e garante que a empresa siga suas metas orçamentárias.

Logística

Gerencia todos os aspectos logísticos da empresa, incluindo transporte, armazenamento e distribuição de produtos. A logística eficiente contribui para a redução de custos e otimização do fluxo de produtos, melhorando a experiência do cliente e a competitividade da empresa.

Quais são as etapas de implantação?

A implantação de um ERP envolve um processo estruturado e detalhado, que exige atenção e planejamento para garantir que todas as áreas da empresa sejam contempladas de forma eficaz. 

A seguir, vamos te mostrar as etapas essenciais desse processo, para que você tenha uma visão clara do caminho a ser seguido na implementação do sistema de gestão ERP, desde a sua concepção até a operação plena.

1. Inicialização e definição do projeto

Nesta etapa inicial, é fundamental que a empresa defina claramente os objetivos do projeto de implantação do ERP. A equipe responsável deve entender as necessidades da organização, os desafios a serem superados e o que se espera alcançar com a implementação do sistema. Definir essas metas ajuda a criar um direcionamento claro e a manter o foco nas prioridades durante todo o processo.

Além disso, a escolha das ferramentas e recursos necessários para a implantação começa a ser traçada. Isso inclui a definição do software a ser utilizado, considerando o porte da empresa, suas operações e os módulos do ERP que atendam melhor às suas necessidades. Esta etapa é essencial para garantir que o projeto tenha uma base sólida e esteja alinhado com as expectativas da empresa.

2. Planejamento e escolha da equipe de acompanhamento

O planejamento detalhado é a chave para o sucesso da implantação de um ERP. Nessa fase, é preciso estabelecer um cronograma realista, definir as etapas do processo e os recursos necessários, além de identificar os possíveis riscos e como mitigá-los. Um bom planejamento ajuda a evitar imprevistos e garante que todas as áreas da empresa estejam integradas ao longo do processo de implementação.

Escolher a equipe de acompanhamento é outro passo fundamental. A empresa precisa selecionar profissionais de diversas áreas, como TI, finanças, recursos humanos e operação, para atuar de forma colaborativa. Essas pessoas serão responsáveis por garantir que a implantação aconteça conforme o planejado e que todas as necessidades sejam atendidas. A equipe deve ser capacitada e comprometida com o sucesso do projeto.

3. Execução

A execução é a fase em que as atividades do projeto começam a ser colocadas em prática. Durante esse período, a equipe técnica realiza a instalação do sistema ERP, configura os módulos de acordo com as necessidades da empresa e faz os ajustes necessários. A execução também envolve o mapeamento de processos, garantindo que a solução ERP seja personalizada para atender às particularidades do negócio.

Esse é o momento em que os testes começam a ser realizados, verificando a funcionalidade de cada módulo do sistema e a integração entre as diferentes áreas da empresa. Eventuais ajustes e correções são feitos para garantir que o ERP esteja pronto para atender as demandas do negócio de forma eficiente. A execução é crucial para identificar possíveis falhas antes da entrada em produção.

4. Homologação

A homologação é o processo de validação do sistema ERP para garantir que ele está funcionando corretamente antes de ser colocado em produção. Nessa fase, a empresa realiza testes finais para verificar se todos os processos estão sendo executados de acordo com as especificações. A equipe de acompanhamento, juntamente com os usuários-chave, valida os processos, identificando se há falhas ou pontos a melhorar.

A homologação também oferece a oportunidade de realizar testes em situações reais, o que garante uma maior segurança na utilização do sistema no dia a dia da empresa. Ao final da homologação, o sistema de gestão empresarial estará pronto para ser colocado em produção.

5. Entrada em produção

A entrada em produção é o momento em que o ERP passa a ser utilizado de forma efetiva em toda a empresa. Nesse ponto, o sistema está totalmente configurado e validado, e todas as áreas começam a operar com o novo software. A transição para a produção deve ser feita de forma cuidadosa para evitar problemas, sendo necessário o suporte contínuo da equipe de TI e dos usuários-chave.

Durante esse período, a empresa deve monitorar de perto o funcionamento do ERP, acompanhando qualquer necessidade de ajuste ou melhoria. A entrada em produção marca o início da utilização diária do sistema, e é fundamental que a equipe esteja preparada para lidar com qualquer situação que surja. O acompanhamento rigoroso dessa etapa garante uma transição suave para o novo sistema.

6. Treinamento

O treinamento é uma etapa crucial para garantir que todos os colaboradores saibam como usar o ERP corretamente. Ele envolve capacitar os usuários-chave e outros funcionários nas funcionalidades do sistema, garantindo que todos estejam aptos a realizar suas tarefas de forma eficiente. O treinamento deve ser contínuo e pode ser realizado em diferentes formatos, como workshops, vídeos e tutoriais.

Além de ensinar como operar o sistema de gestão ERP, o treinamento deve focar também na cultura da mudança, ajudando os funcionários a se adaptarem ao novo processo e a perceberem os benefícios que o ERP pode trazer para o seu trabalho diário. A adequação do time ao novo sistema é essencial para o sucesso da implantação e para a realização dos objetivos da empresa.

7. Análise sobre o impacto do negócio

Essa é a hora de avaliar o impacto do novo ERP nos processos da empresa. Isso envolve analisar como o sistema afetou a rotina dos departamentos, como está sendo a adaptação da equipe e se os objetivos estabelecidos no início do projeto estão sendo atingidos. A análise é um momento de reflexão e ajustes, onde é possível identificar melhorias contínuas e alinhar o sistema de gestão ERP às expectativas da organização.

Essa etapa também permite ajustar o ERP para garantir que ele atenda a todas as necessidades do negócio. Caso alguma área não esteja funcionando corretamente, a empresa pode fazer ajustes para melhorar a eficiência. O impacto no negócio é uma das etapas mais importantes, pois ajuda a validar se o ERP realmente trouxe os resultados esperados e se a implantação foi bem-sucedida.

8. Encerramento

A fase de encerramento marca a conclusão oficial do processo de implantação do ERP. Nessa etapa, o projeto é avaliado de forma geral, verificando se todos os objetivos foram atingidos e se o sistema está funcionando como esperado. A equipe de acompanhamento realiza a última avaliação, garantindo que todas as áreas da empresa estejam operando com o novo sistema.

O encerramento também envolve a formalização da entrega do projeto, com a documentação completa do processo de implantação, incluindo ajustes realizados, relatórios de desempenho e feedback dos usuários. Essa etapa finaliza o processo de implantação, mas o ERP continua a ser monitorado e ajustado conforme necessário, garantindo que a empresa tenha sempre as melhores práticas em seu uso.

Como escolher o ERP ideal para o seu negócio?

Escolher o ERP certo para a sua empresa é uma decisão muito importante, pois ele vai impactar diretamente a forma como a gestão e os processos do seu negócio funcionam. Para fazer a escolha certa, é importante levar em conta alguns critérios chave:

Setor da empresa

Cada setor tem suas particularidades, e o ERP precisa estar preparado para atender às demandas específicas do seu segmento. Se você trabalha no setor de agronegócio, por exemplo, pode precisar de funcionalidades diferentes de uma empresa de varejo ou de manufatura. Por isso, é essencial escolher um ERP que já tenha módulos e soluções voltadas para o seu ramo de atividade.

Escalabilidade

O ERP deve ser capaz de acompanhar o crescimento da sua empresa. Quando seu negócio começa a expandir, você vai precisar de mais funcionalidades, mais usuários e mais capacidade para lidar com novos processos. Portanto, é fundamental optar por um sistema que seja escalável, ou seja, que possa crescer junto com o seu negócio sem precisar de uma troca completa no futuro.

Suporte e atualizações

Outro ponto crucial é o suporte. Verifique se a empresa que oferece o ERP tem um bom atendimento, com equipes qualificadas para resolver problemas rapidamente. Além disso, escolha um ERP que seja atualizado com frequência para estar sempre em sintonia com as novas necessidades do mercado, mudanças fiscais e avanços tecnológicos.

TOTVS Protheus: um ERP flexível e robusto

O TOTVS Protheus é um ERP amplamente utilizado no mercado brasileiro, escolhido por empresas de diversos tamanhos e setores. Sua grande vantagem é a flexibilidade, permitindo personalizar módulos e funcionalidades conforme as necessidades específicas de cada negócio. Seja no setor de manufatura, agronegócio, varejo ou indústria, o Protheus se adapta para otimizar processos e melhorar a gestão.

Além disso, o Protheus se destaca pela sua integração com outros sistemas, como CRMs, plataformas financeiras e e-commerce, proporcionando uma gestão conectada e eficiente. Essa capacidade de integração facilita o fluxo de informações entre diferentes áreas da empresa, garantindo mais agilidade e precisão na tomada de decisões.

Implementação com o apoio de uma consultoria personalizada

A escolha do ERP certo é apenas o primeiro passo. Para garantir uma implementação bem-sucedida, é fundamental contar com o apoio de uma consultoria ERP especializada. Profissionais experientes ajudarão a personalizar o ERP conforme as necessidades do seu negócio, ajustar os processos internos e treinar a equipe para maximizar os benefícios da nova ferramenta. Além disso, a consultoria pode fornecer um suporte contínuo durante a fase de adaptação, resolvendo desafios técnicos e garantindo que a transição seja suave.

Como a Wikitec pode ajudar na implementação e otimização do seu ERP?

A Wikitec se destaca como parceira estratégica na implementação e otimização de sistemas ERP, especialmente para empresas que utilizam o TOTVS Protheus. Com uma década de experiência no mercado, a Wikitec tem um compromisso claro com a melhoria dos processos empresariais de seus clientes, oferecendo soluções tecnológicas personalizadas que atendem às necessidades específicas de cada organização.

Consultoria especializada na implementação do TOTVS Protheus

A equipe da Wikitec oferece uma consultoria ERP especializada para empresas que buscam implementar o TOTVS Protheus. Desde o planejamento da integração até a execução do sistema, a Wikitec auxilia na adaptação do ERP às necessidades específicas do seu negócio, garantindo que a implementação seja rápida, eficiente e sem falhas. O foco está em otimizar os processos de gestão, melhorar a troca de informações entre os departamentos e reduzir o tempo gasto com tarefas manuais.

Serviços de customização para atender às necessidades específicas

A customização é um dos principais diferenciais da Wikitec. A empresa oferece soluções sob medida para garantir que o Protheus esteja completamente alinhado aos processos e estratégias do seu negócio. Se sua empresa necessita de funcionalidades específicas, a Wikitec adapta o sistema, implementando módulos e integrações que atendem às suas necessidades, como a gestão financeira, contábil, fiscal e RH, por exemplo.

Suporte técnico contínuo e personalizado

Com o AMS+, a Wikitec oferece suporte técnico ilimitado, com a garantia de que sua empresa estará sempre bem atendida. Isso inclui a resolução de bugs, atualizações de versão, ajustes específicos e suporte contínuo, tudo isso sem limite de tickets mensais. O objetivo é que você tenha tranquilidade para se concentrar no crescimento do seu negócio, sabendo que o suporte técnico está sempre ao seu lado.

Treinamento para sua equipe se tornar especialista no ERP

Saber usar o sistema da maneira certa é fundamental para aproveitar todo o potencial do TOTVS Protheus. Por isso, a Wikitec oferece treinamentos personalizados para sua equipe, ajudando a garantir que todos saibam como utilizar o ERP da melhor forma. Com workshops, atualizações regulares e treinamentos específicos, seus colaboradores estarão sempre prontos para se adaptar às novidades do sistema e melhorar ainda mais os processos da sua empresa.Se você quer saber mais sobre como a Wikitec pode transformar a gestão do seu ERP e otimizar os processos da sua empresa, entre em contato conosco. Nossa equipe está pronta para ajudar você a alcançar resultados incríveis com o TOTVS Protheus!